Cải Tạo Văn Phòng Làm Việc Chuyên Nghiệp, Giảm Thiểu Chi Phí

Cải tạo văn phòng là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp thay đổi diện mạo, nâng cao hình ảnh và tạo sự thoải mái cho đội ngũ nhân sự một cách nhanh chóng nhất. Tuy nhiên, làm thế nào để cải tạo mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí và đạt chuẩn chất lượng? Hãy cùng ICADVietnam khám phá các nguyên tắc và giải pháp cải tạo văn phòng tối ưu qua bài viết dưới đây.

1. 4 Trường hợp điển hình cần cải tạo văn phòng làm việc

Cải tạo văn phòng làm việc là quá trình thay đổi, nâng cấp không gian làm việc nhằm tối ưu hóa công năng, tạo môi trường làm việc hiệu quả và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. 

Dưới đây là 4 trường hợp điển hình cần cải tạo văn phòng:

• Không gian làm việc xuống cấp: Văn phòng có dấu hiệu hư hỏng, cũ kỹ, không đảm bảo an toàn hoặc không còn phù hợp với tiêu chuẩn hiện đại.
• Mở rộng quy mô làm việc: Sự gia tăng nhân sự yêu cầu mở rộng hoặc tái sắp xếp không gian nhằm đảm bảo môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả cho tất cả nhân viên.
• Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Cải tạo văn phòng giúp doanh nghiệp xây dựng lại bộ mặt thương hiệu, mang đến ấn tượng chuyên nghiệp, hiện đại đối với đối tác và khách hàng.
• Văn phòng không đảm bảo công năng: Bố trí văn phòng không hợp lý, thiếu không gian chức năng hoặc tiện ích cần được cải thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc và tăng cường hiệu suất làm việc.

2. Một số lỗi thường gặp khi cải tạo văn phòng

2.1. Lỗi về kế hoạch và ngân sách

Thiếu kế hoạch chi tiết: Bắt đầu dự án cải tạo văn phòng mà không có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến thiếu định hướng, từ đó gây ra quyết định sai lầm, chi phí tăng cao và thiếu nhất quán trong phong cách thiết kế, ảnh hưởng đến hiệu quả không gian làm việc.

Vượt ngân sách: Đây là một lỗi phổ biến khi cải tạo văn phòng, thường do không có ước tính chi phí chính xác ngay từ đầu. Sự phát sinh chi phí có thể đến từ các yếu tố như giá vật liệu tăng, thay đổi thiết kế giữa chừng hoặc các chi phí phát sinh không lường trước trong quá trình thi công.

2.2. Lỗi thiết kế và thi công

Không khảo sát hiện trạng: Bỏ qua bước khảo sát có thể dẫn đến việc thiếu sót thông tin về cấu trúc hiện có như cột, dầm, dây điện và đường nước. Hệ quả là phát sinh vấn đề trong thi công hoặc gặp sự cố khi va chạm với các cấu trúc quan trọng.

Thiết kế không phù hợp với nhu cầu: Thiết kế không phản ánh nhu cầu thực tế hoặc đặc thù ngành nghề, khiến ánh sáng, màu sắc và nội thất không tương thích với văn hóa và phong cách làm việc của công ty, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng công việc.

Sử dụng vật liệu kém chất lượng: Vật liệu kém chất lượng có thể làm giảm chi phí ban đầu nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro và làm giảm tuổi thọ của công trình, về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và làm tăng chi phí bảo trì.

Không đảm bảo tiến độ: Đây là vấn đề điển hình trong cải tạo văn phòng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các kế hoạch hoạt động của công ty, khiến doanh nghiệp mất thời gian, chi phí, và có thể phải tạm dừng hoạt động hoặc di dời nhân viên.

2.3. Lỗi kỹ thuật  

Hệ thống điện nước không đảm bảo: Hệ thống điện và nước không ổn định hoặc thiếu an toàn gây chập cháy, rò rỉ, ảnh hưởng đến tính an toàn và hoạt động hàng ngày của nhân viên.

Hệ thống điều hòa, thông gió không hợp lý: Một hệ thống điều hòa, thông gió kém dẫn đến không khí trong văn phòng không được lưu thông tốt, tạo cảm giác bí bách và khó chịu trong không gian làm việc.

2.4. Lỗi phong thủy, thẩm mỹ 

Lỗi phong thủy: Một môi trường làm việc thiếu sự hài hòa về phong thủy có thể tác động tiêu cực đến tâm trạng và năng suất của nhân viên.

Lỗi thẩm mỹ: Trong cải tạo văn phòng thường xảy ra việc sắp xếp đồ đạc không hợp lý, yếu tố nội thất thiếu hài hòa có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp.

3. Các nguyên tắc cải tạo văn phòng đạt chuẩn

• Phân tích nhu cầu của khách hàng: Giao tiếp với khách hàng để nắm bắt “đề bài”, thực trạng văn phòng, nhu cầu cải tạo là 30%, 50% hay 100%. Dựa trên những nhu cầu và mong muốn đã xác định, đơn vị thiết kế và thi công sẽ nắm được các trọng điểm cần tập trung, từ đó đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng. 
• Lập kế hoạch cải tạo văn phòng chi tiết: Kế hoạch chi tiết cho từng bước trong quy trình thực hiện: khảo sát, thiết kế, phản hồi, thi công, bàn giao… Một kế hoạch cải tạo văn phòng tốt sẽ xác định được mục tiêu, ngân sách, thời gian và các nguồn lực cần thiết, đồng thời giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo tiến độ. 
• Sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả: Khi cải tạo văn phòng cần lựa chọn và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý để tối ưu ngân sách và tránh lãng phí tài nguyên. Có thể tận dụng vật liệu hoặc đồ nội thất từ văn phòng cũ, để giúp tiết kiệm chi và tạo ra sự liên kết và tính nhất quán trong thiết kế.
• Dự toán chi phí cải tạo: Việc dự toán chi phí cải tạo văn phòng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được tổng mức chi phí và đảm bảo mức ngân sách đã đề ra. Một bảng dự toán chi tiết và rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, hạn chế rủi ro tài chính trong suốt quá trình cải tạo văn phòng.

4. Cải tạo văn phòng bao gồm các hạng mục nào?

4.1. Nâng cấp không gian làm việc

Khi thực hiện cải tạo văn phòng làm việc, một trong những công việc quan trọng đầu tiên là nâng cấp không gian làm việc. Đây không chỉ là việc trang trí lại mà còn là cách tái thiết lập không gian để tăng cường hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.

• Nghiên cứu và phân tích không gian hiện tại
• Đặt mục tiêu cải tạo văn phòng
• Loại bỏ những yếu tố gây cản trở năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên
• Tái bố trí nội thất văn phòng sao cho phù hợp với mục đích sử dụng

4.2. Cải tạo trần văn phòng

Trần văn phòng thường bị lãng quên trong kế hoạch cải tạo văn phòng, nhưng nó lại đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo ra một không gian làm việc thoáng đãng và tươi sáng. Sau một thời gian dài sử dụng, trần nhà có thể xuống cấp, gây ảnh hưởng đến hệ thống chiếu sáng và thông gió.

Trong quá trình cải tạo, cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Lựa chọn chất liệu: Các chất liệu như thạch cao, nhôm, gỗ hoặc vật liệu cách âm có thể được sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu thẩm mỹ và chức năng của không gian.
• Kiểu dáng trần: Trần phẳng, trần giật cấp hay trần thả sẽ tạo ra những hiệu ứng khác nhau cho không gian. Hãy xem xét không gian tổng thể để chọn kiểu dáng phù hợp.
• Cải thiện lưu thông không khí: Đảm bảo rằng trần được thiết kế để hỗ trợ hệ thống thông gió hiệu quả, giúp duy trì không khí trong lành và thoáng đãng.
• Sơn lại trần nhà nếu cần thiết để loại bỏ những vết bong tróc và tạo vẻ ngoài mới mẻ cho văn phòng. Màu sơn nên được chọn lựa sao cho phù hợp với tổng thể không gian, thường là những tông màu nhẹ nhàng và trung tính.

4.3. Cải tạo sàn văn phòng

Sàn nhà là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình cải tạo văn phòng, ảnh hưởng lớn đến sự thoải mái và thẩm mỹ của không gian làm việc. Một sàn nhà chất lượng cao không chỉ tạo cảm giác ấm áp mà còn mang lại sự chuyên nghiệp cho văn phòng.

• Lựa chọn vật liệu sàn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Có thể sử dụng gỗ, gạch men hoặc thảm trải sàn, tùy thuộc vào mục đích và phong cách văn phòng.
• Đảm bảo an toàn bằng cách chọn những loại sàn chống trơn trượt, đặc biệt ở những khu vực có nguy cơ cao. Điều này sẽ giúp bảo vệ nhân viên và giảm thiểu các tai nạn không đáng có.
• Thiết kế bề mặt sàn bảo trì và vệ sinh. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giữ cho văn phòng luôn trong tình trạng tốt nhất.

4.4. Cải tạo nội thất văn phòng

Nội thất văn phòng – yếu tố trang trí, thể hiện bản sắc và văn hóa của doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình cải tạo văn phòng, việc chọn lựa và bố trí nội thất cần được thực hiện một cách cẩn thận.

• Lựa chọn nội thất thông minh, kết hợp giữa công năng và thẩm mỹ. Các sản phẩm nên được chọn sao cho phù hợp với phong cách và yêu cầu công việc của nhân viên.
• Tạo ra các góc làm việc cá nhân hóa, giúp mỗi nhân viên có không gian riêng để làm việc hiệu quả. Những điểm nhấn cá nhân sẽ góp phần tạo nên sự thoải mái và khuyến khích sáng tạo.

4.5. Hệ thống điện năng, chiếu sáng

Hệ thống điện, mạng, chiếu sáng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo ra một không gian làm việc an toàn và thoải mái. Trong quá trình cải tạo văn phòng, nâng cấp hệ thống này là vô cùng cần thiết.

• Kiểm tra và thay thế các thiết bị điện cũ hoặc không còn hiệu quả. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu nguy cơ cháy nổ mà còn tiết kiệm năng lượng cho văn phòng.
• Lắp đặt các thiết bị điện, mạng, chiếu sáng hiện đại giúp tăng cường hiệu quả sử dụng điện và tạo ra điều kiện làm việc tốt nhất.
• Tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên bằng cách sử dụng cửa kính lớn hoặc vách ngăn trong suốt. Điều này sẽ tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên và giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Cải tạo hệ thống điện, mạng, chiếu sáng là một phần quan trọng trong quá trình cải tạo văn phòng, đảm bảo một môi trường làm việc an toàn, thoải mái và đầy sáng tạo cho nhân viên.

5. Chi phí cải tạo văn phòng 

Chi phí thiết kế: Mỗi đơn vị thiết kế sẽ có mức báo giá riêng tuỳ thuộc vào hiện trạng văn phòng cũ và yêu cầu của chủ đầu tư. Trên thị trường hiện nay, báo giá thiết kế cho hạng mục cải tạo văn phòng giao động từ 150.000 – 600.000 VNĐ/m2. Có những hạng mục cao cấp mức giá có thể trên 1.000.000 VNĐ/m2.

Chi phí thi công: 

• Chi phí vật liệu: Chọn vật liệu phù hợp là một yếu tố quyết định chi phí cải tạo văn phòng. Các loại vật liệu như sơn tường, gạch, sàn gỗ, hoặc thảm lót đều có nhiều mức giá khác nhau, tùy thuộc vào chất lượng và thương hiệu.
• Chi phí cải tạo nội thất văn phòng: Không có một mức giá cố định nào cho tiểu mục cải tạo nội thất, tuỳ thuộc vào mức đầu tư của doanh nghiệp. Hầu hết, khi làm mới văn phòng, các doanh nghiệp đều sẽ lựa chọn nâng cấp các thiết bị do đó chi phí cho các nội thất hiện đại và tân tiến sẽ tăng cao. 
• Chi phí phát sinh: Trong quá trình cải tạo, thường sẽ có các khoản chi phí không được dự báo do điều chỉnh thiết kế & thi công khác với dự trù ban đầu, hoặc phát hiện những vấn đề kỹ thuật ẩn giấu sau khi tháo dỡ các phần cũ của văn phòng. 

Dịch vụ cải tạo văn phòng trọn gói luôn là sự lựa chọn lý tưởng. Một đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói sẽ đảm bảo sự đồng bộ trong thiết kế, thi công giúp nâng cao tính nhất quán trong tổng thể không gian. Chưa kể đến, một số đơn vị luôn có các ƯU ĐÃI hấp dẫn cho khách hàng trọn gói. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản tiền lớn và hạn chế được rủi ro phát sinh chi phí không cần thiết.

6. ICADVietnam – Đơn vị cải tạo văn phòng đạt chuẩn

ICADVietnam là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp cải tạo văn phòng hiệu quả. Chúng tôi cam kết tạo ra không gian làm việc hiện đại, tràn đầy cảm hứng, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và chi phí cho từng dự án cải tạo văn phòng của bạn.

Với gần 15 năm kinh nghiệm và đồng hành cùng hơn 100 khách hàng, ICADVietnam đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành, doanh nghiệp có thể yên tâm chọn ICADVietnam – Văn phòng sáng tạo là đối tác đáng tin cậy, giúp biến tấu không gian làm việc kém hiệu quả thành nơi truyền cảm hứng và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Tóm lại, việc cải tạo văn phòng không chỉ mang lại không gian làm việc mới mẻ, hiện đại mà còn có thể tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả khi áp dụng những giải pháp hợp lý. Hãy liên hệ ngay với ICADVietnam chúng tôi giúp bạn biến văn phòng xuống cấp thành nơi làm việc lý tưởng với mức chi phí nhỏ nhất.

CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG ICAD VIỆT NAM

Địa chỉ: Tầng 2, Số 7 Ngõ 282 Kim Giang – Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Hotline: 0983.141.283

Website: icadvietnam.vn