Hơn 80% nhà thầu bị loại ngay từ “vòng gửi xe” bởi những sai sót ngớ ngẩn trong hồ sơ đấu thầu. Bạn có biết chỉ một bản báo cáo tài chính thiếu kiểm toán cũng đủ để khiến mọi công sức “đổ sông đổ bể”? Cùng ICADVietnam tìm hiểu về hồ sơ thầu là gì và các lưu ý quan trọng trong bài viết này.
Hồ sơ đấu thầu là bộ tài liệu dùng trong quá trình tham gia đấu thầu một dự án, gói thầu hoặc công trình. Nó giúp bên mời thầu đánh giá xem doanh nghiệp/cá nhân có đủ năng lực, kinh nghiệm, tài chính và phương án thực hiện hay không.
Hồ sơ đấu thầu (Tổng thể cuộc thầu) = Hồ sơ mời thầu (Đề bài từ Chủ đầu tư) + Hồ sơ dự thầu (Bài giải từ Nhà thầu).
Hồ sơ mời thầu: Do bên mua lập, đưa ra các “yêu cầu” và “luật chơi”.
Hồ sơ dự thầu: Do bên bán lập, đưa ra “năng lực” và “giá chào” để ứng tuyển.
Luật đấu thầu số 22/2023/QH15 quy định như sau:
Hồ sơ mời thầu: là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, dự án đầu tư kinh doanh làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất): là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
2. Hồ sơ đấu thầu bao gồm những gì?
Hồ sơ đấu thầu gồm những gì?
2.1 Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Thủ tục đấu thầu
Thông báo mời thầu: Lời mời chính thức tham gia.
Chỉ dẫn: Quy định về thời gian đóng/mở thầu, cách chuẩn bị hồ sơ, các điều kiện để không bị loại.
Bảng dữ liệu: Cụ thể hóa các thông tin riêng của gói thầu đó (số tiền bảo lãnh, địa chỉ nộp hồ sơ…)
Tiêu chuẩn đánh giá (Thước đo chọn nhà thầu)
Năng lực & Kinh nghiệm: Yêu cầu nhà thầu phải có bao nhiêu năm hoạt động, đã làm bao nhiêu dự án tương tự.
Kỹ thuật: Các tiêu chí về chất lượng hàng hóa, giải pháp thi công hoặc phương pháp thực hiện dịch vụ.
Tài chính & Giá: Công thức để so sánh giá giữa các nhà thầu.
Yêu cầu về kỹ thuật
Mô tả chi tiết những gì bên mời thầu muốn mua hoặc muốn xây dựng.
Ví dụ: Thông số kỹ thuật của máy móc, bản vẽ thiết kế công trình, hoặc yêu cầu cụ thể đối với một chiến dịch Marketing/SEO.
Biểu mẫu dự thầu
Các mẫu đơn, bảng biểu để nhà thầu điền thông tin vào (như Đơn dự thầu, Bảng kê khai nhân sự, Bảng giá…) Việc này giúp bên mời thầu dễ dàng so sánh các nhà thầu với nhau trên cùng một mặt bằng.
Dự thảo hợp đồng
Các điều khoản pháp lý về thanh toán, bảo hành, phạt vi phạm và quyền lợi/trách nhiệm của hai bên sau khi ký kết.
2.2 Hồ sơ dự thầu gồm những gì?
Các hình thức đấu thầu khác nhau cần hồ sơ dự thầu khác nhau.
Đấu thầu xây lắp: Đây là bộ tài liệu phổ biến nhất trong xây dựng
Đơn dự thầu (theo mẫu quy định).
Thỏa thuận liên danh (nếu nhà thầu đi cùng các đối tác khác).
Bảo đảm dự thầu (thông thường là bảo lãnh ngân hàng).
Tài liệu tư cách: Chứng minh nhà thầu hợp lệ và tư cách người ký đơn.
Năng lực & Kinh nghiệm: Các hợp đồng tương tự, báo cáo tài chính.
Đề xuất kỹ thuật: Giải pháp thi công, biện pháp tổ chức.
Đề xuất giá: Các bảng biểu tính toán giá thầu.
Đấu thầu mua sắm hàng hóa: Các tài liệu yêu cầu tương tự như gói thầu xây lắp
Đơn dự thầu, bảo đảm dự thầu.
Tài liệu chứng minh năng lực cung ứng hàng hóa.
Thông số kỹ thuật của hàng hóa và phương án giao hàng.
Đấu thầu dịch vụ tư vấn: Loại này thường chia làm 02 túi hồ sơ riêng biệt: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính.
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật:
Đơn dự thầu, giấy ủy quyền, thỏa thuận liên danh.
Giải pháp và phương pháp luận cho dịch vụ tư vấn.
Danh sách chuyên gia và Lý lịch (CV) chi tiết của từng người.
Văn bản xác định tiến độ công việc.
Hồ sơ đề xuất tài chính:
Đơn dự thầu tài chính.
Văn bản tổng hợp chi phí và bảng phân tích chi phí chi tiết.
Thù lao và các chi phí khác cho chuyên gia.
Đấu thầu hình thức Đối tác công tư (PPP)
Gồm 02 túi hồ sơ:
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật:
Đơn dự thầu,
Bảo đảm dự thầu,
Hồ sơ năng lực cập nhật và đề xuất kỹ thuật cho dự án.
Hồ sơ đề xuất tài chính:
Đơn dự thầu
Đề xuất tài chính và các bảng biểu thông tin liên quan.
3. Quy trình lập hồ sơ đấu thầu (hồ sơ dự thầu)
3.1 Nghiên cứu hồ sơ mời thầu
Đây là bước định hướng để đảm bảo nhà thầu đáp ứng đúng và đủ yêu cầu của chủ đầu tư.
Nội dung: Phân tích các tiêu chí đánh giá, điều kiện tiên quyết và khảo sát hiện trường thi công.
Giấy tờ cần thiết: Bản làm rõ hồ sơ mời thầu(nếu có), biên bản khảo sát thực tế, báo cáo đánh giá tính khả thi nội bộ.
3.2 Chuẩn bị tài liệu
Khẳng định uy tín và tiềm lực tài chính của doanh nghiệp thông qua hệ thống văn bản quy định.
Nội dung: Thu thập các giấy tờ hành chính và bằng chứng về kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự.
Giấy tờ cần thiết: Đăng ký kinh doanh, chứng chỉ năng lực hoạt động, bảo đảm dự thầu (bảo lãnh ngân hàng), báo cáo tài chính kiểm toán và các hợp đồng tương tự kèm biên bản nghiệm thu.
3.3 Xây dựng kỹ thuật
Trình bày phương án thi công tối ưu để thuyết phục chủ đầu tư về chất lượng và tiến độ.
Nội dung: Thuyết minh quy trình triển khai, bố trí bộ máy nhân sự và máy móc thiết bị phù hợp.
Giấy tờ cần thiết: Bản thuyết minh biện pháp thi công, sơ đồ tổ chức, tiến độ thi công chi tiết, hồ sơ năng lực nhân sự (bằng cấp, CV, chứng chỉ hành nghề) và danh sách thiết bị thi công.
3.4 Lập dự toán
Tính toán bài toán kinh tế để đưa ra mức giá dự thầu cạnh tranh và hợp lý nhất.
Nội dung: Bóc tách khối lượng, áp đơn giá vật tư, nhân công và tính toán các chi phí quản lý, lợi nhuận.
Giấy tờ cần thiết: Đơn dự thầu, Bảng tổng hợp giá dự thầu, bảng phân tích đơn giá chi tiết cho từng hạng mục công việc.
3.5 Hoàn thiện và nộp
Nộp hồ sơ đấu thầu qua mạng
Kiểm soát chất lượng cuối cùng để đảm bảo hồ sơ không bị loại vì các lỗi hình thức.
Nội dung: Rà soát tính thống nhất của dữ liệu, ký tên, đóng dấu giáp lai và niêm phong theo đúng chỉ dẫn.
Giấy tờ cần thiết: Danh mục tài liệu hồ sơ, các phong bì niêm phong riêng biệt (túi kỹ thuật & túi tài chính), biên bản nộp thầu hoặc xác nhận nộp thầu online thành công.
4. Mẫu hồ sơ đấu thầu (hồ sơ dự thầu)
Mẫu mục lục hồ sơ đấu thầuMẫu đơn dự thầuMẫu bảo lãnh trong hồ sơ đấu thầuMẫu văn bản kê khai, chứng minh năng lựcMẫu đề xuất kỹ thuật trong hồ sơ đấu thầuMẫu đề xuất tài chính trong hồ sơ đấu thầu
5. Các phương thức nộp hồ sơ dự thầu
Phương thức nộp hồ sơ đấu thầu
Nộp thầu qua mạng (E-Bidding): Thực hiện trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (muasamcong.mpi.gov.vn) bằng cách upload file đã ký số.
Nộp trực tiếp (Hồ sơ giấy): Nhà thầu mang túi hồ sơ đã niêm phong đến nộp tận tay cho bên mời thầu tại địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu
Nộp qua đường bưu điện: Gửi hồ sơ chuyển phát nhanh/bảo đảm đến địa chỉ của Bên mời thầu (thời gian tính là lúc hồ sơ đến tay người nhận, không phải lúc gửi đi).
Nộp 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ: Nhà thầu nộp chung hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính trong một túi hồ sơ duy nhất.
Nộp 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ: Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính trong hai túi hồ sơ riêng biệt, được nộp cùng một thời điểm.
Nộp 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 nộp hồ sơ đề xuất kỹ thuật (chưa có giá); giai đoạn 2 mới nộp hồ sơ dự thầu chính thức bao gồm cả kỹ thuật và giá thầu.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Bảo đảm dự thầu bị tịch thu trong trường hợp nào?
Bảo đảm dự thầu là công cụ ràng buộc trách nhiệm của nhà thầu. Khoản tiền này sẽ không được hoàn trả (bị tịch thu) nếu nhà thầu vi phạm các lỗi sau:
Rút hồ sơ: Nhà thầu rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu khi hồ sơ vẫn còn hiệu lực.
Vi phạm quy định: Bị xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu hoặc gây rối làm ảnh hưởng đến quá trình xét thầu.
Từ chối ký hợp đồng: Sau khi trúng thầu, nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối ký kết hợp đồng trong thời hạn quy định.
Không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng: Nhà thầu trúng thầu nhưng không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng trước khi hợp đồng có hiệu lực.
6.2 Hợp đồng tương tự phải đạt bao nhiêu % giá trị gói thầu đang xét?
Thông thường, để chứng minh năng lực thực hiện, chủ đầu tư sẽ yêu cầu kinh nghiệm thông qua các hợp đồng tương tự:
Tỷ lệ phổ biến: Giá trị hợp đồng tương tự thường phải đạt tối thiểu 70% giá trị của gói thầu đang xét.
Trường hợp đặc thù: Đối với các gói thầu quy mô nhỏ hoặc tính chất đặc biệt, con số này có thể dao động từ 50% đến 70% tùy theo yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu.
6.3 Nhân sự chủ chốt có được thay đổi sau khi đóng thầu không?
Về nguyên tắc, nhà thầu phải sử dụng đúng nhân sự đã kê khai trong hồ sơ. Tuy nhiên, việc thay đổi vẫn có thể xảy ra trong các điều kiện:
Lý do bất khả kháng: Nhân sự bị ốm đau, tai nạn hoặc nghỉ việc ngoài ý muốn của nhà thầu.
Điều kiện thay đổi: Nhân sự mới phải có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn nhân sự đã kê khai ban đầu.
Sự chấp thuận: Việc thay đổi này phải được sự đồng ý bằng văn bản của phía chủ đầu tư.
6.4 Báo cáo tài chính chưa kiểm toán có bị loại hồ sơ ngay không?
Nguy cơ hồ sơ đấu thầu bị loại
Bị loại ngay lập tức khi:
Vi phạm quy định bắt buộc: HSMT yêu cầu BCTC phải được kiểm toán độc lập nhưng nhà thầu chỉ nộp bản tự lập.
Đối tượng bắt buộc kiểm toán: Các doanh nghiệp như FDI, công ty đại chúng… theo luật định phải có kiểm toán mà không có bản kiểm toán trong hồ sơ.
Không bị loại ngay (Có cơ hội giải trình/bổ sung) khi:
Doanh nghiệp mới thành lập: Được thay thế BCTC bằng xác nhận số dư tài khoản ngân hàng hoặc tài liệu tương đương.
Gói thầu quy mô nhỏ: Chấp nhận BCTC tự lập có xác nhận của cơ quan thuế hoặc tờ khai quyết toán thuế.
Quy trình làm rõ: Theo Luật Đấu thầu 2023, nếu thiếu tài liệu chứng minh năng lực tài chính, bên mời thầu phải yêu cầu nhà thầu làm rõ và bổ sung trước khi đánh giá loại.
Qua bài viết này, hy vọng các bạn nắm được những lưu ý và tránh sai sót trong quá trình lập hồ sơ đấu thầu. Nếu bạn đang tìm một đơn vị thiết kế và thi công văn phòng sáng tạo thì ICADVietnam là 1 địa chỉ đáng tin cậy.
Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiến trúc và giáo dục, Thạc sĩ/ KTS. Lê Thái Lai là người đặt nền móng cho định hướng phát triển bền vững của ICADVietnam. Ông hiện là giảng viên chính Đại học Kiến trúc Hà Nội và Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Kiến trúc và Xây dựng ICADVietnam.
