Hiện nay, áp lực về chi phí và tối ưu hiệu suất làm việc khiến văn phòng ảo trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều doanh nghiệp. Vậy văn phòng ảo là gì? Đâu là những đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín hàng đầu. Hãy cùng ICADVietnam tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Tóm tắt bài viết
1. Khái niệm văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hay còn được biết đến với cái tên Virtual Office, là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần thuê một không gian làm việc vật lý cố định.
Ngoài ra, văn phòng ảo còn có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung như lễ tân tại chỗ hoặc từ xa, trợ lý ảo, hệ thống điện thoại doanh nghiệp và nhiều dịch vụ khác.
2. Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng, có địa chỉ thực tế nhưng không tồn tại ở một địa điểm cụ thể nào.
Văn phòng ảo cung cấp một địa chỉ kinh doanh chuyên dụng, dịch vụ xử lý thư từ và bưu kiện hoặc đặt lịch dùng không gian làm việc chung và phòng họp. Bạn có thể làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới, nhưng doanh nghiệp của bạn vẫn sẽ được liên kết với một tòa nhà văn phòng ổn định do bạn lựa chọn.
Yếu tố chính của văn phòng ảo là địa chỉ kinh doanh. Nó có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau, từ đăng ký doanh nghiệp và công ty trách nhiệm hữu hạn đến tiếp thị, mở tài khoản ngân hàng, nhận thư và gặp gỡ khách hàng hoặc đồng nghiệp.
Về lý thuyết, tất cả những điều này đều có thể được thực hiện từ một địa chỉ nhà ở. Tuy nhiên, trên thực tế, một địa chỉ văn phòng có nhiều khả năng sẽ để lại ấn tượng đầu tiên tích cực đối với khách hàng, nhà đầu tư và nhân viên mới.
3. Văn phòng ảo cung cấp những dịch vụ nào?
3.1. Địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp, uy tín
Đây là dịch vụ cơ bản nhất của văn phòng ảo, cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ kinh doanh uy tín, giúp tạo ấn tượng với khách hàng và đối tác.
Địa chỉ này thường được đặt tại các vị trí đắc địa, mang lại sự chuyên nghiệp mà không cần doanh nghiệp phải thuê một không gian làm việc thực tế. Nó sẽ được sử dụng để đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép và các thủ tục pháp lý khác.
3.2. Dịch vụ không gian làm việc chung và phòng họp thực tế
Việc lựa chọn địa chỉ kinh doanh ảo không giới hạn cá nhân hay tổ chức ở một không gian văn phòng duy nhất.
Với các nhà cung cấp lớn, doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều không gian văn phòng ảo khác nhau. Từ không gian làm việc, đến phòng hội nghị truyền hình và phòng họp hiện đại, đều được trang bị đầy đủ công nghệ tiên tiến giúp tăng cơ hội kết nối, giao lưu và gặp gỡ khách hàng cho doanh nghiệp.
3.3. Dịch vụ văn phòng
Văn phòng ảo có thể cung cấp các dịch vụ văn phòng như photocopy, in ấn, scan tài liệu, dịch thuật,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức và chi phí vận hành.
3.4. Dịch vụ lễ tân và trả lời điện thoại
Bằng cách chọn dịch vụ lễ tân và trả lời cuộc gọi từ nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, đảm bảo không bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng.
Đội ngũ lễ tân sẽ đại diện cho công ty, chủ động sàng lọc các cuộc gọi, ưu tiên chuyển những thông tin cấp thiết đến cho doanh nghiệp. Họ cũng có thể tiếp nhận tin nhắn và sắp xếp cuộc gọi lại, để bạn có thể đi công tác hoặc tham dự các cuộc họp mà không phải lo lắng về việc bỏ lỡ khách hàng.
3.5. Dịch vụ nhận và chuyển thư từ
Dịch vụ nhận và chuyển thư từ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho doanh nghiệp.
Thư hoặc bưu kiện nhận được tại địa chỉ văn phòng ảo được lưu trữ cho đến khi doanh nghiệp đến lấy hoặc yêu cầu chuyển tiếp đến một địa chỉ khác. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể sắp xếp để thư và bưu kiện được giao đến một địa chỉ cụ thể.
3.6. Cung cấp địa chỉ email, fax chuyên nghiệp
Việc cung cấp địa chỉ email và số fax riêng trong mô hình văn phòng ảo đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.
Số fax riêng giúp nâng cao tính bảo mật và tránh nhầm lẫn khi giao dịch. Điều này còn thể hiện sự đầu tư và cam kết của doanh nghiệp trong việc duy trì các kênh liên lạc an toàn, chất lượng.
4. 4 lý do khiến văn phòng ảo trở thành lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp
4.1. Tối chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Văn phòng ảo là giải pháp văn phòng sáng tạo tối ưu để doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí vận hành.
Theo báo cáo của Global Workplace Analytics, Dow Chemical và Nortel tiết kiệm được hơn 30% chi phí liên quan đến bất động sản khi sử dụng văn phòng ảo.
Bên cạnh đó doanh nghiệp còn cắt giảm được chi phí nội thất và bảo trì, khiến văn phòng ảo trở thành giải pháp tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
4.2. Xây dựng hình ảnh đáng tin cậy, chuyên nghiệp
Văn phòng ảo là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín.
Với địa chỉ chuyên nghiệp tại các vị trí đắc địa, doanh nghiệp sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác, khẳng định vị thế trên thị trường. Bên cạnh đó, dịch vụ tiếp nhận cuộc gọi, thư từ chuyên nghiệp đảm bảo mọi liên lạc đều được xử lý nhanh chóng và hiệu quả, tạo nên sự tin cậy tuyệt đối.
4.3. Tính linh hoạt cao
Với văn phòng ảo, việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi doanh nghiệp có thể điều chỉnh gói dịch vụ một cách linh hoạt, không bị gò bó bởi các hợp đồng dài hạn.
Nhân viên cũng có thể làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu, tăng cường tính linh hoạt và năng suất. Đặc biệt, doanh nghiệp có quyền lựa chọn địa chỉ văn phòng tại nhiều vị trí khác nhau, giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
4.4. Năng suất và sức khỏe
Văn phòng ảo mang đến cho nhân viên một không gian làm việc linh hoạt và thoải mái. Hơn nữa, mô hình văn phòng này giúp nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống, giảm áp lực, nâng cao sức khỏe, từ đó tạo tinh thần tích cực và môi trường làm việc bền vững.
5. Những tiêu chí cần cân nhắc khi thuê văn phòng ảo
5.1. Vị trí địa lý
Lựa chọn văn phòng ảo có vị trí địa lý phù hợp giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc vận hành các hoạt động. Một vị trí thuận tiện, gần khách hàng mục tiêu và đối tác, sẽ giúp việc giao dịch trở nên dễ dàng hơn.
5.2. Dịch vụ tiện ích đi kèm
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các dịch vụ tiện ích đi kèm khi lựa chọn một văn phòng ảo để nâng cao hiệu quả làm việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
- Trước hết, cần quan tâm đến dịch vụ lễ tân và nhận, chuyển thư từ. Điều này không chỉ đảm bảo các cuộc gọi được xử lý nhanh chóng, chính xác, mà còn giúp quản lý thư từ một cách linh hoạt.
- Tiếp theo là dịch vụ cho thuê phòng họp, không gian làm việc, được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại mang đến sự tiện lợi trong việc sử dụng, đặc biệt khi có các cuộc gặp gỡ đối tác quan trọng.
- Cuối cùng, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo kết nối internet tốc độ cao và sẵn sàng khắc phục sự cố kỹ thuật, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và hiệu quả.
5.3. Chi phí và gói thành viên
Khi lựa chọn nhà cung cấp văn phòng ảo, doanh nghiệp cần nắm rõ về chi phí và các dịch vụ đi kèm trong gói đăng ký của mình. Gói dịch vụ phải dễ hiểu, rõ ràng và không có chi phí phát sinh bất ngờ.
Nên lựa chọn những nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Có thể hỗ trợ điều chỉnh gói dịch vụ cho phù hợp với quy mô của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.
5.4. Độ uy tín từ nhà cung cấp
Khi lựa chọn văn phòng ảo, độ uy tín của nhà cung cấp là yếu tố then chốt đảm bảo chất lượng và hiệu quả dịch vụ.
Nhà cung cấp uy tín thường có thời gian hoạt động lâu dài và nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng, chứng minh khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Hợp đồng cần minh bạch, đi kèm với các điều khoản rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm, giúp doanh nghiệp yên tâm khi sử dụng dịch vụ.
6. Top 5 đơn vị cho thuê văn phòng ảo đáng tin cậy
6.1. Công ty Regus
Regus là thương hiệu hàng đầu về giải pháp không gian làm việc linh hoạt, đặc biệt là văn phòng ảo, có trụ sở chính đặt tại Luxembourg.
Tại Hà Nội, Regus cung cấp dịch vụ văn phòng ảo đẳng cấp quốc tế:
- Địa chỉ ảo cùng với địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp
- Truy cập vào không gian họp và văn phòng theo yêu cầu
- Đội ngũ lễ tân và hỗ trợ khách hàng giàu kinh nghiệm
- Giảm giá dịch vụ kinh doanh từ các nhà cung cấp toàn cầu
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 4 – 5 – 6, 59A Lý Thái Tổ – Tràng Tiền – Hoàn Kiếm – Hà Nội
- Điện thoại: 0283 823 6280 – 0243 266 3195
- Website: regus.com.vn
6.2. Belink Office
Belink Office – Văn phòng ảo cao cấp, giá rẻ tại Hà Nội với các dịch vụ ưu đãi:
- Miễn phí đăng ký kinh doanh
- Cung cấp những gói dịch vụ lý tưởng
- Cho thuê văn phòng ảo giá rẻ tại các tòa nhà văn phòng hạng A-B
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ:
- CS1: Tầng 9 Gelex Tower, 52 Lê Đại Hành – Hai Bà Trưng – Hà Nội
- CS2: Tầng 9 Diamond Flower Tower, 48 Lê Văn Lương – Quận Thanh Xuân – Hà Nội
- Điện thoại: 024 3265 6969
- Website: belinkoffice.com
6.3. Office Space
Với hơn 10 năm trong lĩnh vực thuê văn phòng chuyên cung cấp các loại hình dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp và hiện đại phù hợp với mọi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp:
- Đăng ký địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp
- Được trang bị đầy đủ tiện ích
- Giá cả ưu đãi
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 23 Toà nhà Vinaconex 9, Lô HH2-2 Khu đô thị Mễ Trì Hạ – Nam Từ Liêm – Hà Nội
- Điện thoại: 024 7308 9999
- Website: officespace.vn
6.4. Hanoi Office
Hanoi Office sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho khách hàng cần thuê văn phòng khởi nghiệp, sẽ đem đến cho bạn:
- Địa chỉ chuyên nghiệp
- Dịch vụ xử lý thư từ, trả lời điện thoại tận tâm, chuyên nghiệp
- Thiết bị văn phòng hiện đại
- Cung cấp phòng họp và tiếp khách sang trọng, tiện nghi
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 8 tòa nhà Sannam, 78 Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội
- Điện thoại: 0853394567
- Website: hanoioffice.vn
6.5. Green Office
Green Office là Công ty tư vấn và cung cấp dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp, là đối tác tin cậy với doanh nghiệp:
- Sở hữu các địa chỉ văn phòng hạng A, B sang trọng
- Tư vấn hoàn tất hồ sơ nhanh chóng
- Cung cấp đầy đủ các dịch vụ
- Chi phí thấp
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 6 Tòa nhà Việt Á, Số 9 Phố Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội
- Điện thoại: 0243 998 2218
- Website: greenoffice.com.vn
Văn phòng ảo đã và đang trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi những dịch vụ và những ưu điểm vượt trội mà nó đem lại. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ ngay với ICADVietnam để nhận được tư vấn và giải đáp nhanh chóng nhất.
CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG ICAD VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 2, Số 7 Ngõ 282 Kim Giang – Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội
Hotline: 0983.141.283
Website: icadvietnam.vn
