Hồ Sơ Hoàn Công – Hướng Dẫn Đầy Đủ Theo Thông Tư Mới Nhất 2026

Bạn đã hoàn thành xong công trình của mình nhưng lại đang “vò đầu bứt tai” vì đống hồ sơ hoàn công rắc rối? Đừng để những sai sót nhỏ trong bản vẽ hay thiếu sót một biên bản nghiệm thu làm chậm trễ quá trình cấp sổ hồng. Với những cập nhật mới nhất năm 2026, ICADVietnam sẽ giúp bạn giải mã tất tần tật về hồ sơ hoàn công.

1. Hồ sơ hoàn công là gì?

• Khái niệm: Hồ sơ hoàn công là hồ sơ hoàn thành công trình, tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng (Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP). Ngoài ra, việc thiếu dấu hoàn công trên các hồ sơ nghiệm thu cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về.
• Hồ sơ hoàn công có 3 vai trò chính:
  • Pháp lý: Là điều kiện bắt buộc để nghiệm thu, đưa công trình vào sử dụng và làm thủ tục hoàn công sổ hồng (công nhận tài sản).
  • Kỹ thuật: Giúp chủ nhà biết rõ vị trí hệ thống điện, nước ngầm để dễ dàng bảo trì, sửa chữa hoặc cải tạo sau này mà không phá hỏng cấu trúc.
  • Kế toán: Là căn cứ để thanh quyết toán chi phí giữa chủ đầu tư và nhà thầu dựa trên khối lượng thi công thực tế.
• Phân biệt hồ sơ hoàn công và giấy hoàn công
  Bạn cần nộp hồ sơ hoàn công cho cơ quan nhà nước để được họ cấp giấy hoàn công nếu hồ sơ hoàn công hợp lệ.
  Vậy giấy hoàn công là gì? Giấy hoàn hoàn công là một văn bản pháp lý nhằm xác nhận công trình đã hoàn thành đúng quy định và đủ điều kiện để cập nhật tài sản vào sổ đỏ/sổ hồng.

2. Danh mục hồ sơ hoàn công

Hồ sơ hoàn công công trình gồm những gì? Theo phụ lục VIb, nghị định 06/2021/NĐ-CP, bộ hồ sơ hoàn công  đầy đủ (danh mục hồ sơ hoàn thành công trình) như sau:

2.1 Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng

1. Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng (nếu có).
2. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng.
3. Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.
4. Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có).
5. Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.
6. Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.
7. Giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.
8. Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.
9. Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo quy định.
10. Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng.

2.2 Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình

1. Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.
2. Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
3. Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng; quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật.
4. Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.
5. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình.

2.3 Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình

1. Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
2. Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo). Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về nội dung, ký hiệu và quy định pháp lý của bản vẽ hoàn công trong bài viết chuyên sâu của ICADVietnam: Bản Vẽ Hoàn Công Là Gì? Nội Dung & Quy Định Mới Nhất 2026
3. Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình.
4. Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
5. Các kết quả quan trắc (nếu có), đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công.
6. Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.
7. Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).
8. Hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.
9. Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có); quy trình bảo trì công trình.
10. Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về:

• Di dân vùng lòng hồ, khảo sát các di tích lịch sử, văn hóa;
•  An toàn phòng cháy, chữa cháy;
• An toàn môi trường;
• An toàn lao động, an toàn vận hành hệ thống thiết bị công trình, thiết bị công nghệ;
•  Thực hiện Giấy phép xây dựng (đối với trường hợp phải có giấy phép xây dựng);
• Cho phép đấu nối với công trình hạ tầng kỹ thuật và các công trình khác có liên quan;
• Văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng, quản lý phát triển đô thị về việc hoàn thành các công trình hạ tầng kỹ thuật có liên quan của dự án theo kế hoạch xây dựng nêu tại Báo cáo nghiên cứu khả thi đã được thẩm định, phê duyệt;

3. Mẫu hồ sơ hoàn công thông dụng nhất hiện nay

• Mẫu đơn đề nghị nghiệm thu công trình

• Mẫu biên bản nghiệm thu hoàn thành

• Mẫu thuyết minh kỹ thuật

• Mẫu bảng tổng hợp khối lượng hoàn công

4. Quy trình lập hồ sơ hoàn công theo thông tư mới nhất

4.1 Bước 1: Chuẩn bị tài liệu trong quá trình thi công

Trước khi nghiệm thu đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải gửi 01 bộ hồ sơ hoàn công để đề nghị cơ quan nhà nước kiểm tra. Thời hạn nộp: trước 15 ngày (công trình cấp đặc biệt, cấp I) hoặc 10 ngày (các cấp còn lại), nhằm giúp cơ quan có thẩm quyền sắp xếp lịch kiểm tra kịp thời.

4.2 Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Tùy vào quy mô và loại công trình mà bạn nộp hồ sơ ở những nơi khác nhau:

• Cấp Trung ương (Các Bộ quản lý chuyên ngành): Kiểm tra công trình do Thủ tướng giao, công trình cấp đặc biệt, cấp I, hoặc công trình trải dài trên 02 tỉnh trở lên.
• Cấp Thành phố (Hà Nội & TP.HCM): Kiểm tra các dự án sử dụng vốn đầu tư công do Chủ tịch UBND Thành phố quyết định/ủy quyền đầu tư.
• Cấp Tỉnh/Huyện: Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh (Sở Xây dựng) kiểm tra các công trình trên địa bàn. Một số trường hợp có thể phân cấp về cho UBND cấp huyện.
• Khối Vũ trang: Bộ Quốc phòng và Bộ Công an có quy định riêng cho công trình an ninh, quốc phòng.
• Dự án hỗn hợp: Nếu dự án có nhiều hạng mục cấp khác nhau, cơ quan quản lý hạng mục chính có cấp cao nhất sẽ chủ trì kiểm tra toàn bộ

 4.3 Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết và trả kết quả hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và thực tế công trình. Họ có quyền yêu cầu chủ đầu tư giải trình, khắc phục lỗi hoặc yêu cầu làm thí nghiệm đối chứng, kiểm định lại khả năng chịu lực nếu thấy nghi ngờ.

• Nếu đạt yêu cầu: Ra văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu. Đây chính là giấy hoàn công để đưa công trình vào sử dụng.
• Nếu không đạt yêu cầu: Ra văn bản từ chối và chỉ rõ các lỗi, tồn tại cần sửa chữa. 

Thời hạn ra văn bản của cơ quan có thẩm quyền: Tối đa 30 ngày cho công trình cấp đặc biệt, cấp I và tối đa 20 ngày cho các công trình còn lại.

5. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ hoàn công

5.1 Hồ sơ hoàn công khác gì hồ sơ thiết kế?

5.2 Chi phí lập hồ sơ hoàn công là bao nhiêu?

Chi phí lập hồ sơ hoàn công không có một con số cố định cho tất cả các loại công trình, mà nó phụ thuộc vào quy mô, loại công trình và đơn vị thực hiện. Chi phí lập hồ sơ hoàn công dao động trong khoảng 8 – 25 triệu đồng.

5.3 Khi nào lập hồ sơ hoàn công và mất bao lâu để lập hồ sơ hoàn công?

Việc lập hồ sơ hoàn thành công trình phải được thực hiện trước khi đưa công trình vào khai thác, vận hành. 

Chủ đầu tư có thể linh hoạt lựa chọn phương thức lập hồ sơ: 

• Nếu toàn bộ dự án cùng hoàn thành thì chỉ cần lập 01 bộ hồ sơ chung để tiết kiệm thời gian
• Nếu các hạng mục được bàn giao ở các thời điểm khác nhau, có quyền lập hồ sơ hoàn thành riêng cho từng hạng mục để sớm đưa vào sử dụng

5.4 Lỗi thường gặp khi lập hồ sơ hoàn công

•  Nhóm lỗi về sai lệch thi công và bản vẽ kỹ thuật:
  • Xây dựng sai so với giấy phép đã cấp (lấn chiếm mật độ, tăng số tầng hoặc thay đổi kết cấu mặt tiền,…) dẫn đến việc bị phạt hành chính hoặc buộc tháo dỡ trước khi được hoàn công. 
  • Bản vẽ hoàn công không khớp với hiện trạng thực tế về kích thước, vị trí tường hoặc hệ thống điện nước ngầm khiến hồ sơ bị trả về.
  • Giải pháp: Thuê đơn vị đo đạc chuyên nghiệp để lập lại bản vẽ chính xác và thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép xây dựng kịp thời nếu có thay đổi thiết kế.
• Nhóm lỗi về thủ tục pháp lý và lưu trữ hồ sơ làm thủ tục thẩm định kéo dài:
  • Không lưu trữ đầy đủ các giấy tờ quan trọng ngay từ đầu như giấy phép xây dựng bản gốc, hợp đồng với nhà thầu, hay các biên bản nghiệm thu từng giai đoạn. 
  • Thiếu chữ ký xác nhận của đơn vị thi công và giám sát, hoặc thông tin cá nhân (tên, số CCCD, địa chỉ) không đồng nhất giữa các loại giấy tờ
  • Giải pháp: Lập danh sách kiểm tra và thu thập hồ sơ song song với tiến độ xây dựng. 

Với bài viết này, chúng tôi hy vọng có thể mang lại cái nhìn tổng quát về hồ sơ hoàn công cho bạn. 

ICADVietnam chuyên thiết kế và thi công văn phòng sáng tạo. Liên hệ với ICADVietnam qua:

• Website: https://icadvietnam.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/ICADVIETNAM/
• Hotline: 024 35739957 / 0983 141 283

Lê Thái Lai

Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiến trúc và giáo dục, Thạc sĩ/ KTS. Lê Thái Lai là người đặt nền móng cho định hướng phát triển bền vững của ICADVietnam. Ông hiện là giảng viên chính Đại học Kiến trúc Hà Nội và Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần Kiến trúc và Xây dựng ICADVietnam.