Những lưu ý khi thiết kế văn phòng mở là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết trước khi quyết định lựa chọn văn phòng mở cho không gian làm việc của mình. Văn phòng mở nói riêng và thiết kế văn phòng nói chung đều có những đặc điểm riêng nhất định, nắm rõ những đặc điểm riêng này sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình thiết kế và thi công văn phòng.
Trong bài viết này hãy cùng ICADVietnam tìm hiểu 4 lưu ý quan trọng nhất khi thiết kế văn phòng mở.
Tóm tắt bài viết
1. Lưu ý khi thiết kế văn phòng mở: xác định những không gian chức năng cần phân chia
Xác định không gian chức năng cần phân chia là bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình thiết kế văn phòng. Phong cách văn phòng mở đặc trưng bởi tính liền mạch và thông suốt của không gian, các không gian chức năng khác nhau không có sự phân chia quá rõ ràng (Ngoại trừ các không gian thường phải đóng kín như phòng họp, các khu vực yêu cầu tính bảo mật cao). Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các không gian chức năng cần thiết cho văn phòng của mình, mỗi doanh nghiệp sẽ có các khu vực và không gian cần thiết khác nhau, với diện tích khác nhau tùy vào quy mô, lượng nhân viên.
Thông thường mỗi nhân viên sẽ cần khoảng 8 – 10m2 diện tích sử dụng trong văn phòng, tùy thuộc vào diện tích mặt bằng và các không gian chức năng khác ngoài khu làm việc.
Đối với các thiết kế văn phòng hiện đại, tập trung vào tiện ích cho nhân viên, ngoài khu làm việc chính và phòng họp thường được chú trọng trong thiết kế, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc bố trí các không gian như Pantry hay Collaborative space, phòng Gym, phòng giải trí.
Sau khi xác định được các không gian chức năng cần thiết, đơn vị thiết kế và thi công văn phòng sẽ lên các phương án để phân chia không gian cho văn phòng mở. Thay vì sử dụng vách ngăn kính như tường hay cách thạch cao, tại văn phòng mở không gian sẽ được phân chia bằng vách kính hoặc tạo không gian ước lệ.
2. Cần có không gian riêng tư
Một trong những nhược điểm của văn phòng mở chính là thiếu không gian riêng tư. Việc loại bỏ các vách ngăn kín, thay thế bằng không gian ước lệ hoặc vách kính mang đến nhiều lợi ích như thúc đẩy sự giao tiếp cho nhân viên, khiến không gian rộng và thông thoáng hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến các nhân viên giảm đi sự thoải mái trong văn phòng. Một số nhân viên có thể cần đến không gian riêng tư, đôi khi họ cảm thấy thoải mái và năng suất hơn khi làm việc cá nhân hoặc đơn giản họ cảm thấy khó làm việc bởi tiếng ồn từ bên ngoài. Do đó đối với thiết kế văn phòng mở, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa các lựa chọn tạo không gian riêng tư cho nhân viên.
Một số không gian riêng tư mà doanh nghiệp có thể cân nhắc trong thiết kế văn phòng mở như:
⁃ Phone Booth: thường là không gian kín với vách kính và cách âm, dành cho một hoặc hai người, là giải pháp cho các cuộc trò chuyện và làm việc từ xa. Phone bút thường được trang bị điện thoại hoặc máy tính khi cần thiết.
⁃ Meeting Pod: là không gian dành cho các cuộc thảo luận nhóm, thường phù hợp cho nhóm nhỏ từ bốn đến sáu người. Meeting Pod Được nhiều doanh nghiệp sử dụng hơn bởi chúng chiếm ít diện tích hơn và có thể sắp xếp tại nhiều vị trí, giúp tối ưu diện tích văn phòng.
3. Các giải pháp về tiếng ồn
Ngoài nhược điểm là thiếu sự riêng tư, thiết kế văn phòng mở có thể sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi tiếng ồn bên ngoài hơn so với các phong cách thiết kế khác.
Tiếng ồn là một trong những tác nhân gây mất tập trung trong công việc cho nhân viên, gây căng thẳng hoặc lo lắng nếu diễn ra trong thời gian dài. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc tìm những giải pháp giảm tiếng ồn khi lựa chọn thiết kế văn phòng mở.
Một số giải pháp giúp giảm tiếng ồn trong văn phòng mở mà bạn có thể tham khảo như:
- Sử dụng vật liệu cách âm: một số vật liệu cách âm như vải cách âm, tấm dán tường, hay bông cách âm là một trong những cách đơn giản để giảm thiểu tiếng ồn trong văn phòng.
- Màn chắn tiếng ồn: đây là một giải pháp được thiết kế giúp giảm tiếng ồn đồng thời tăng tính riêng tư trong không gian làm việc chung của nhân viên.
- Bố trí thêm cây xanh: cây xanh ngoài tác dụng thanh lọc không khí và trang trí văn phòng, chúng cũng có tác dụng giúp cản và giảm tiếng ồn, hấp thụ âm thanh ở một mức độ nhất định.
4. Tạo các không gian thúc đẩy sự tương tác
Thiết kế văn phòng mở là một trong những phong cách được ưa chuộng bởi nhiều lợi ích, mà cụ thể là nó giúp tăng sự giao tiếp, tương tác của nhân viên trong văn phòng. Ít hoặc không có vách ngăn giữa các vị trí làm việc giúp nhân viên thoải mái hơn trong giao tiếp, đồng thời giúp các nhà quản lý dễ dàng quan sát và nắm bắt tiến độ của đội nhóm hơn.
Tuy nhiên, vẫn cần có các không gian thúc đẩy sự tương tác trong văn phòng nhằm tối ưu hóa sự cộng tác của nhân viên. Một trong những không gian điển hình giúp nhân viên có thể tự do tương tác và trao đổi chính là Collaborative Space. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến việc tạo một không gian đa chức năng – Multifunctional Space. ngoài ra, Pantry cũng có thể được tận dụng như một không gian tương tác cho nhân viên sau giờ làm việc.
Tạm kết.
Trên đây là 4 lưu ý khi thiết kế văn phòng mở mà doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu bạn đang tìm kiếm một phong cách thiết kế văn phòng cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với ICADVietnam – Văn phòng sáng tạo để được tư vấn! Với kinh nghiệm 11 năm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng, ICADVietnam sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một văn phòng tuyệt vời cho nhân viên và tối ưu ngân sách đầu tư.
