Hybrid Office – Giải pháp văn phòng mùa dịch Covid

Ngày 07 Tháng 12, 2021

Giữa lúc đại dịch Covid-19 toàn cầu, các công ty đang có xu hướng áp dụng mô hình Hybrid Office – kết hợp làm việc trực tiếp và từ xa. Vậy điều gì tạo nên một mô hình làm việc kết hợp thành công? Và bạn cần cải tiến không gian làm việc của mình như thế nào để hỗ trợ cách làm việc mới này? Hãy cùng ICADVietnam tìm hiểu và áp dụng nhé:

Mục tiêu đặt ra cho văn phòng Hybrid

Nhiều nguyên tắc làm việc linh hoạt đã được áp dụng nhằm hỗ trợ nhu cầu của các cá nhân/đội nhóm, bao gồm đưa ra các lựa chọn làm việc từ xa, thiết lập giờ làm việc chính cho phép nhân viên linh hoạt trong ngày làm việc và tạo ra một chính sách nghỉ phép theo văn hóa/ậy và thúc đẩy tinh thần sáng tạo

– Thay vì những cuộc họp căng thẳng gò bó, nhân viên có thể tuỳ chọn hình thức thảo luận, tương tác linh hoạt hơn có thể là từ xa

– Cho nhân viên thoải mái lựa chọn giữa làm việc từ xa tại nhà hay văn phòng. Cần phải đảm bảo họ đều cảm thấy gắn bó dù chọn làm việc ở bất kì không gian nào vào một ngày cụ thể nào đó.

Thiết kế văn phòng với không gian chung cho nhân viên trao đổi, làm việc

Lập kế hoạch dịch chuyển sang văn phòng Hybrid

Để đạt được mục tiêu này, có một kế hoạch gồm 3 giai đoạn để thực hiện mô hình văn phòng Hybrid:

– Giai đoạn 1 (Foundation): Thời điểm này các nhân viên vẫn chọn làm việc ở nhà và chưa mạo hiểm quay lại văn phòng. Nên có những cuộc nói chuyện riêng với mỗi nhân viên để hiểu được những trở ngại khi quay trở lại văn phòng và làm việc tập thể để giải quyết những thách thức này một cách tốt nhất.

– Giai đoạn 2 (Test and Learn): ở giai đoạn thử nghiệm và học hỏi, khuyến khích mọi người làm việc tối thiểu 2 ngày tại văn phòng mỗi tuần khi có thể thực hiện được. Sau đó là nhận phản hồi về vấn đề cải tiến môi trường làm việc, hệ thống chăm sóc sức khoẻ và tinh thần nơi làm việc dành cho nhân viên

– Giai đoạn 3 (Return to We from Me): các nhân viên sẽ trở lại văn phòng ít nhất 3 ngày/ tuần. Cần đặt ra những kì vọng và chỉ dẫn để tạo ra một lịch làm việc linh hoạt tuỳ theo nhu cầu và công việc mỗi nhân viên.

– Giai đoạn 4 (Working space): Đây là bước quan trọng của mô hình văn phòng Hybrid. Cần thiết kế một không gian làm việc đặc biệt đáp ứng nhu cầu linh hoạt cho từng cá nhân cũng như đội nhóm gồm: số lượng buồng làm việc riêng gia tăng, khu họp chung theo đội nhóm tăng lên, phòng họp lớn giảm xuống, áp dụng thêm các công nghệ để phục vụ làm việc, trao đổi từ xa, khu vực chăm sóc sức khỏe, công nghệ tự động tránh tiếp xúc (ví dụ như cửa tự động, bàn làm việc cách 2m,…)

Thiết kế văn phòng với không gian chung cho nhân viên trao đổi, làm việc

Hành động cụ thể

Vậy cụ thể doanh nghiệp của bạn cần làm những gì để có được mô hình văn phòng Hybrid phù hợp?

– Cảm giác kết nối trực tiếp: quay trở lại văn phòng sau thời gian dài gián đoạn, những tương tác nhỏ như trao đổi, cố vấn thêm về công việc giữa những đồng nghiệp là cần thiết. Ngoài ra, thiết kế văn phòng cần có thêm những không gian riêng tư như buồng làm việc cá nhân, pantry/cafeteria, takenap room.

– Đưa ra quy trình/quy tắc rõ ràng để áp dụng: Sự minh bạch về lộ trình trở lại và trình bày rõ ràng về những kỳ vọng doanh nghiệp hướng tới sẽ cho phép nhân viên giải đáp được những thắc mắc của họ. Dù nơi làm việc linh hoạt, nhưng vẫn có những kế hoạch chắc chắn của công ty. Điều này mang lại cảm giác an toàn và tin tưởng cho nhân viên vào một kế hoạch, hình thức mới.

– Tích hợp công nghệ cao: Thiết kế một văn phòng với những công nghệ như thiết bị âm thanh, trình chiếu, quay chụp, hệ thống điện mạng,… được nâng cấp cả về công năng lẫn thẩm mỹ sẽ phù hợp với nhu cầu làm việc từ xa của mô hình văn phòng Hybrid. Bên cạnh đó, để đảm bảo nhu cầu an toàn sau mùa dịch, những công nghệ như cửa tự động, hệ thống lọc khí, hệ thống khử khuẩn,… cũng nên được đầu tư, từ đó giúp nhân viên yên tâm trong quá trình làm việc.

– Triển khai các kênh giao tiếp từ xa thích hợp: Zoom, Google Meet, Slack,…

Rate this post
0/5 (0 Reviews)