Thiết kế văn phòng đáp ứng nhu cầu của nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần chú trọng, bởi đó là lợi thế để doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên của họ.
Những nhu cầu về giao tiếp của nhân viên mà doanh nghiệp cần đáp ứng
Đại dịch Covid-19 đã khiến thói quen làm việc của nhân viên thay đổi một cách đáng kinh ngạc. Nếu như trước đó, xu hướng thiết kế văn phòng là Coworking hướng tới tương tác cộng đồng thì 2022 đến cùng bình thường hóa đã khiến Hybrid office trở thành xu hướng thiết kế văn phòng mới.
Doanh nghiệp cần một không gian văn phòng cân bằng giữa nhu cầu làm việc và trao đổi trực tiếp cũng như nhu cầu làm việc cá nhân đòi hỏi sự riêng tư của nhân viên, phù hợp với từng công việc khác nhau, những cá nhân có thói quen làm việc khác nhau.
- Nhu cầu trao đổi thường nhật: Bao gồm nhu cầu trao đổi cơ bản trong công việc thường ngày, đôi khi là nói chuyện phiếm trong giờ nghỉ,…Không gian làm việc chính với thiết kế mở, không có sự ngăn cách, hoặc khu vực tương tác, khu vực thư giãn
- Nhu cầu trao đổi cho nhóm nhỏ: thường xuất hiện khi có công việc theo nhóm, đòi hỏi sự tập trung hoặc khi cần sự tách biệt khỏi không gian chung.
- Nhu cầu trao đổi cho cá nhân: Có thể xuất hiện đối với các hoạt động làm việc từ xa dành cho cá nhân, đôi khi là cuộc trao đổi 1-1 cần sự riêng tư.
Giải pháp trong thiết kế văn phòng giúp đáp ứng những nhu cầu giao tiếp
Để thỏa mãn những nhu cầu trên, đòi hỏi doanh nghiệp cần bố trí lại không gian làm việc, cùng tham khảo một số gợi ý về thiết kế văn phòng mà ICADVietnam muốn chia sẻ với bạn:
Đối với nhu cầu trao đổi thường nhật:
- Collaboration Area: bên cạnh khu vực làm việc chính, collaboration cũng là một lựa chọn cho không gian tương tác và sáng tạo, nơi nhân viên có thể trao đổi một cách thoải mái và không có sự ngăn cách.
- Pantry Office: là một trong những điểm nhấn mà nhiều doanh nghiệp chú trọng trong thiết kế văn phòng năm 2022. Đây là khu vực thỏa mãn nhu cầu cơ bản của nhân viên, đồng thời cũng đáp ứng về mặt giao tiếp và tương tác.
Đối với nhu cầu trao đổi theo nhóm
- Meeting pod: đáp ứng các nhu cầu cho nhóm nhỏ hoặc làm việc từ xa của nhóm. Thay vì sử dụng phòng họp lớn như trước đây, meeting pod 4-6m2 có thể tối ưu diện tích sử dụng của văn phòng cũng như mô hình làm việc từ xa.
Đối với nhu cầu trao đổi cho cá nhân:
- Phone booth: đây là giải pháp thiết kế văn phòng dành cho nhu cầu làm việc cá nhân. Một Phone booth 1-2m2 dành cho 1 hoặc 2 người, thường đặt cạnh khu vực làm việc chính giúp chuyển đổi linh hoạt cho từng mục đích làm việc.
Sự kết hợp hoàn hảo cho tất cả các nhu cầu:
- Multi-functional space: Sự kết hợp cho mục đích làm việc cần sự tương tác và làm việc cá nhân, đây là không gian chuyển đổi linh hoạt cho từng mục đích công việc. Khu vực này ưu tiên sự thoải mái, đôi khi được thiết kế như một quán cà phê.
Lợi ích doanh nghiệp có được khi đáp ứng được những nhu cầu đó
Một thiết kế văn phòng hợp xu hướng thời đại phải đáp ứng được những nhu cầu không chỉ trong công việc của nhân viên. Thỏa mãn nhu cầu của nhân viên sẽ đem lại những lợi ích không ngờ, bởi nhân viên chính là cốt lõi, là nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một số lợi ích tiêu biểu khi doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của nhân viên:
- Sức khỏe thể chất và tinh thần cho người sử dụng không gian: Nhân viên – người sử dụng không gian chính của văn phòng là nhân tố quyết định tới hoạt động vận hành doanh nghiệp. Văn phòng với đầy đủ tiện ích trong công việc và thư giãn sẽ đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của nhân viên, giúp cải thiện sức khỏe nhân viên, đảm bảo mọi công việc được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả..
- Lợi thế cạnh tranh về thu hút và giữ chân nhân viên: Giai đoạn hiện nay, khi thế hệ gen Z – thế hệ chú trọng hơn cả đến môi trường làm việc – dần trở thành nguồn lao động chính của doanh nghiệp, thiết kế văn phòng thỏa mãn nhu cầu của nhân viên không chỉ góp phần giữ chân nhân viên cũ, mà chính là lợi thế để doanh nghiệp thu hút nhóm nhân sự mới này.
- Cải thiện các mối quan hệ, giao tiếp linh hoạt hơn và làm việc hợp tác hơn: Không gian cộng đồng trong văn phòng giúp hoạt động tương tác và trao đổi giữa các cá nhân trở nên thuận lợi hơn, các công việc đòi hỏi sự cộng tác được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Thúc đẩy động lực, năng suất và sự hài lòng trong công việc: Hiển nhiên, thỏa mãn nhu cầu của nhân viên khiến tinh thần của họ được nâng cao, khả năng sáng tạo và hiệu suất công việc từ đó cũng được cải thiện, đây là điều mà mọi doanh nghiệp luôn mong muốn.
Tương tác xã hội – tầng thứ 3 của tháp nhu cầu Maslow – là một trong những nhu cầu không thể thiếu của con người. Các tương tác khác nhau đòi hỏi môi trường và không gian khác nhau, do đó thiết kế văn phòng phù hợp với từng mục đích sử dụng là vô cùng quan trọng. Nếu bạn đang băn khoăn về ý tưởng thiết kế văn phòng cho doanh nghiệp mình, liên hệ với ICADVietnam ngay để được tư vấn sớm nhất.
