Trong thời đại công nghệ hiện nay, khái niệm “Văn phòng kết hợp” nổi lên như một mô hình văn phòng làm việc đột phá, đáp ứng linh hoạt cho sự đa dạng trong không gian. Văn phòng kết hợp đem đến phương thức tiếp cận mới mẻ không chỉ đối với người lao động mà còn cả với các doanh nghiệp hiện đại.
Cùng ICADVietnam tìm hiểu về Xu hướng văn phòng kết hợp 2023 nhé!
Tóm tắt bài viết
Văn phòng kết hợp là gì?
Văn phòng kết hợp hay còn gọi là Hybrid Office. Đây là mô hình văn phòng cho phép nhân sự có thể lựa chọn giữa làm việc từ xa hoặc tại văn phòng công ty. Văn phòng kết hợp mang lại cho nhân viên một trải nghiệm tối ưu không gian, mang tính chất linh hoạt trong hoạt động làm việc giúp gia tăng năng suất hiệu quả.
Tạo dựng cảm giác thoải mái, mô hình này đáp ứng nhu cầu và phong cách làm việc sáng tạo cho các nhân sự hiện đại ngày nay. Theo khảo sát từ Accenture, 83% nhân viên từng làm việc tại văn phòng kết hợp tin rằng đây chính là lựa chọn tốt nhất cho xu hướng làm việc tương lai.
Các công việc có tính chất cố định và yêu cầu tương tác trực tiếp có thể được thực hiện tại văn phòng, trong khi các đòi hỏi tập trung cao và không gian riêng tư có thể được thực hiện từ xa. Điều này không chỉ tạo điều kiện tốt hơn để duy trì sự cân bằng, mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và sự hài lòng của người lao động.
Lợi ích của văn phòng kết hợp
Văn phòng kết hợp không chỉ một mô hình làm việc đột phá mà còn mang đến các tiện ích vượt trội khác biệt cho mọi doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích đáng kể mà mô hình văn phòng kết hợp mang lại:
1. Tối ưu hóa không gian sử dụng
Văn phòng kết hợp đang tạo ra một cuộc cách mạng trong cách các doanh nghiệp nhìn nhận và tận dụng không gian sử dụng. “Tối ưu hóa không gian” là việc chúng ta phải tận dụng tối đa công năng của không gian văn phòng. Nó thể hiện sự sáng tạo và sự tinh tế trong việc tận dụng mọi ngóc ngách để mang lại môi trường làm việc tối ưu và tích cực.
Văn phòng kết hợp mang lợi ích linh hoạt và đa dạng trong cách làm việc, mở ra cánh cửa cho việc tối ưu hóa không gian sử dụng trong môi trường văn phòng. Không còn giới hạn bởi mô hình truyền thống nhân viên phải có một chỗ ngồi cố định, văn phòng kết hợp mang đến cơ hội mới khai thác tối đa các không gian trống, từ phòng họp ít sử dụng đến các khu vực trống chưa được tận dụng.
Tối ưu hóa không gian đồng nghĩa với việc giảm thiểu lãng phí, không còn tình trạng các chỗ trống không được sử dụng mà vẫn phải trả tiền thuê. Nhân viên không cần phải dành thời gian sắp xếp chỗ ngồi khi đến văn phòng, vì họ có thể chọn bất kỳ chỗ nào phù hợp với nhiệm vụ làm việc của mình.
2. Thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất
Tính linh hoạt trong việc lựa chọn làm việc từ xa hay tại văn phòng giúp tạo ra môi trường làm việc đa dạng, thú vị và thúc đẩy sự sáng tạo.
Khi nhân viên có thể lựa chọn nơi làm việc phù hợp với mục tiêu và tính chất công việc, họ có thể tập trung tối đa mà không bị ràng buộc bởi môi trường xung quanh. Văn phòng kết hợp khuyến khích nhân viên tìm kiếm những không gian làm việc tương thích với tình hình và nhiệm vụ cụ thể mà họ đang thực hiện.
3. Tiết kiệm chi phí
Với không gian làm việc truyền thống, doanh nghiệp phải đối mặt với việc đầu tư một khoản vào tiền thuê không gian lớn đáp ứng nhu cầu làm việc của toàn bộ nhân viên.
Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi nhân viên cũng cần có mặt tại văn phòng mọi lúc. Điều này sẽ giúp giảm bớt áp lực về không gian văn phòng cần thiết, từ đó tiết kiệm được phần lớn chi phí thuê mặt bằng.
Văn phòng kết hợp tiết kiệm các chi phí phát sinh khác như: điện, nước, vật tư và các dịch vụ hàng ngày. Khi một số lượng nhân viên làm việc từ xa, lượng người sử dụng các tiện ích và tài nguyên văn phòng giảm, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực và chi phí.
83% doanh nghiệp hiện đang hoạt động với văn phòng kết hợp như một biện pháp tiết kiệm chi phí.
Theo Báo cáo Không gian văn phòng năm 2022 của Robin
4. Gia tăng sự hài lòng của nhân viên
Tính linh hoạt trong việc lựa chọn kết hợp giữa từ xa và tại văn phòng sẽ đáp ứng nhu cầu mong muốn đa dạng cho các thành viên trong tổ chức. Nhân viên có thể sắp xếp nơi và thời gian làm việc phù hợp với cuộc sống cá nhân, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để họ cân bằng giữa công việc – cuộc sống.
Không còn áp lực phải đến văn phòng hàng ngày, nhân viên có thể tự do lên kế hoạch thời gian làm việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Điều này giúp nâng cao chất lượng cuộc sống và cảm giác hài lòng trong công việc của họ.
Thêm vào đó, văn phòng kết hợp thể hiện sự tin tưởng và sự tôn trọng từ phía doanh nghiệp đối với nhân viên. Việc cho phép nhân viên tự quản lý thời gian và phong cách làm việc sẽ tạo ra một tinh thần làm việc độc lập có trách nhiệm cho chính bản thân họ.
4 nguyên tắc lưu ý khi thiết kế văn phòng kết hợp
1. Công nghệ hiện đại
Cuộc cách mạng hóa công nghệ hiện đại trong không gian làm việc đang là chú ý trọng tâm của phong cách văn phòng kết hợp. Các công cụ cần yêu cầu bao gồm: công cụ giao tiếp, các nền tảng hỗ trợ cho phép mọi nhân viên hoạt động liền mạch,… Một không gian văn phòng với đầy đủ chức năng như: khả năng họp hội nghị trực tuyến, truy cập Internet tốc độ cao, công nghệ hiển thị kỹ thuật số,…
Bố trí văn phòng kết hợp cần được thiết kế với khả năng tích hợp công nghệ vào không gian. Điều này đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhân viên trong các công việc cần thực hiện cuộc gọi cá nhân/nhóm/tổ chức để chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn
2. Thiết kế để kết nối
Theo tuyên bố của các tổ chức thành công trên toàn thế giới, chìa khóa để mở ra giá trị kinh doanh bền vững chính là sự kết nối. Nhân viên trong công ty cần sự kết nối đồng lòng dù trực tiếp hay gián tiếp thông qua các phương thức ảo thì mức độ hợp tác sáng tạo trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Thay đổi không gian làm việc trong tương lai sẽ xoay quanh cách tạo môi trường tương tác giữa các nhóm dù bất cứ ở đâu.
Trong thiết kế không gian văn phòng, chúng ta phải bổ sung thêm nhiều các khu vực cộng tác chung cho các cuộc họp nhanh, hoặc các nơi hướng đến các hoạt động cộng đồng sẽ khuyến khích những cuộc gặp gỡ kết nối.
3. Đề cao nhân viên
Văn phòng kết hợp đòi hỏi sự linh hoạt và tin tưởng từ các cấp quản lý. Các công ty nên đầu tư cho đội ngũ nhân viên của mình bằng việc cung cấp các công cụ làm việc như di động, bàn đứng tùy chỉnh, đồ nội thất,… để tạo không gian văn phòng khác biệt tối ưu, phá vỡ sự đơn điệu so với môi trường làm việc tại nhà.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp triển khai các cuộc họp 1:1 với nhân viên để kiểm tra về hoạt động công việc và cá nhân của họ. Điều này giúp đảm bảo công việc luôn thực hiện đúng theo kế hoạch hiệu quả, tạo điều kiện cho các thành viên có thể thực hiện thảo luận về các mốc mục tiêu quan trọng tiếp theo.
Văn phòng kết hợp là phát minh thông minh trong nền hiện đại mới, cân bằng giữa cuộc sống và công việc của nhân viên và thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên của chính mình. Điều này giúp nâng cao tinh thần làm việc, cam kết và hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệ
4. Bản sắc thương hiệu
Cách bố trí không gian văn phòng phản ánh văn hóa và chiến lược dài hạn của công ty. Bên cạnh đó, một doanh nghiệp với không gian văn phòng nổi bật sẽ là lợi thế cạnh tranh thu hút những nhân tài tiềm năng.
Bên cạnh đó, đây cũng chính là chiến lược truyền thông “thông minh” trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp uy tín chuyên nghiệp đến các đối tác và khách hàng.
Tóm lại, văn phòng kết hợp không chỉ mang lại sự linh hoạt cho nhân viên mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và tăng hiệu suất làm việc. Nhân viên được cấp quyền tự quản lý thời gian với không gian làm việc tự do đa dạng, mang nhiều điểm tương tác; từ đó thúc đẩy tích cực đến hiệu suất phát triển công việc và sự thành công của doanh nghiệp.
XEM THÊM:
