Khi thế giới đang phải đối mặt với những thách thức lớn từ đại dịch COVID-19, chúng ta cũng dần chuyển mình thích nghi với các phong cách làm việc hoàn toàn mới. Và chính sách làm việc từ xa đã thể hiện những ưu điểm hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, không phải tất cả các tổ chức có thể hoàn toàn áp dụng mô hình làm việc từ xa 100%. Vì vậy chúng ta tạo ra sự kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và từ xa, được gọi là “văn phòng kết hợp”.
Với mô hình này, nhân viên có thể lựa chọn làm việc tại văn phòng hoặc bất kì một nơi nào khác. Để hợp lí hóa phong cách làm việc này, văn phòng cần phải thiết kế thay đổi dựa trên số lượng người tại văn phòng và sức chứa không gian theo chính sách giãn cách xã hội. Các công ty sẽ điều chỉnh lịch linh hoạt để phù hợp với cả những người làm việc từ xa và tại văn phòng.
Theo khảo sát của Salesforce, ít nhất 64% nhân viên hào hứng với ý tưởng làm việc bên ngoài văn phòng. 37% vẫn muốn tiếp tục làm việc toàn thời gian tại nhà sau dịch.
Mặc dù ý tưởng “văn phòng kết hợp” có vẻ hấp dẫn nhưng thực tế lại có nhiều điểm thách thức. Hãy cùng ICADVietnam khám phá các ưu và nhược điểm của văn phòng kết hợp nhé!
Tóm tắt bài viết
Ưu điểm văn phòng kết hợp
Tối ưu năng suất hiệu quả
“Văn phòng kết hợp” đã làm thay đổi cách thức chúng ta nhìn nhận và đánh giá về năng suất làm việc. Trong thời kỳ trước, việc càng nhiều nhân viên có mặt tại văn phòng càng tốt, đồng thời nhà quản lý đánh giá hiệu suất làm việc dựa vào số giờ và công sức làm việc. Nhà quản lý thường sẽ chỉ quan tâm đến việc hoàn thành dự án dựa trên số lượng giờ lao động.
Nhưng với văn phòng kết hợp, chúng ta sẽ thay đổi cái nhìn. Điều quan trọng không chỉ là ai đang có mặt ở văn phòng, mà còn là ai chịu trách nhiệm trực tiếp cho dự án và khả năng làm việc được gì trong một ngày. Nhà quản lý cần tập trung cải thiện năng suất bằng cách hỗ trợ đội ngũ của mình và xác định rõ ràng quy trình chi tiết cụ thể.
Hiện nay công nghệ phát triển với các công cụ lập kế hoạch hiện đại, giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát và sắp xếp lịch hoạt động của nhân viên từ xa trên bất kỳ thiết bị và địa điểm nào. Các thiết bị sẽ trợ giúp hữu ích cho không chỉ nhà quản lý mà còn giúp tất cả thành viên trong nhóm luôn cập nhật được ai đang thực hiện dự án và tiến độ hàng ngày.
Giảm chi phí vận hành
Với mô hình truyền thống, doanh nghiệp thường phải chi trả khoản tiền lớn cho việc duy trì một không gian văn phòng để đáp ứng nhu cầu làm việc của toàn bộ nhân viên. Tuy nhiên với văn phòng kết hợp, doanh nghiệp có thể giảm áp lực về diện tích văn phòng không cần thiết.
Khi nhân viên thực hiện làm việc từ xa, sẽ giảm số lượng sử dụng tiện ích và tài nguyên văn phòng. Ví dụ: Nhu cầu sử dụng đồ ăn nhẹ và nước uống sẽ không còn nữa. Công ty AT&T với văn phòng kết hợp đã tiết kiệm đến 30 triệu USD chi phí hàng năm.
Việc giảm chi phí vận hành sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tài chính, là đòn bẩy nâng cao phát triển chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này thúc đẩy sự bền vững của doanh nghiệp và bắt kịp với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.
Tăng tính cộng tác
Nhân viên không còn cần phải ở trong cùng một phòng hợp để cùng nhau cộng tác và lên ý tưởng. Thay vào đó, với việc áp dụng các phần mềm liên lạc và cuộc gọi video đồng bộ, các cuộc họp không còn phụ thuộc vào địa điểm nữa.
Ví dụ: Công ty Jostle cung cấp một mạng lưới nội bộ kết nối các nhân viên lại với nhau. Jostle đã dễ dàng đăng tải các bài đăng mạng xã hội, cập nhật nhanh chóng và tính năng đồng bộ đem lại cảm giác mọi người vẫn ở cùng nơi làm việc cùng nhau.
Đề cao nhân viên
Văn phòng kết hợp đòi hỏi sự linh hoạt và tin tưởng từ các cấp quản lý. Các công ty đã đầu tư đội ngũ nhân viên bằng việc cung cấp các công cụ làm việc như di động, bàn đứng tùy chỉnh, đồ nội thất,… để tạo không gian văn phòng khác biệt tối ưu, phá vỡ sự đơn điệu so với môi trường làm việc tại nhà.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp triển khai các cuộc họp 1:1 với nhân viên để kiểm tra về hoạt động công việc và cá nhân của họ. Điều này giúp đảm bảo công việc luôn thực hiện đúng theo kế hoạch hiệu quả, tạo điều kiện cho các thành viên có thể thực hiện thảo luận về các mốc mục tiêu quan trọng tiếp theo.
Văn phòng kết hợp là phát minh thông minh trong nền hiện đại mới, cân bằng giữa cuộc sống và công việc của nhân viên và thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên của chính mình. Điều này giúp nâng cao tinh thần làm việc, cam kết và hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nhược điểm văn phòng kết hợp
Thách thức trong công tác quản lý
Mặc dù mô hình văn phòng kết hợp mang lại nhiều ưu điểm, nhưng cũng đặt ra vô số thách thức trong công tác quản lý nhân viên. Đặc biệt, việc quản lý với môi trường linh hoạt có thể khó khăn hơn so với phương thức quản lý truyền thống tại văn phòng.
Việc đảm bảo rằng nhân viên của mình thực hiện công việc theo đúng thời hạn và đạt được mục tiêu hiệu quả là một thách thức lớn đối với rất nhiều nhà quản lý từ xa. Với văn phòng kết hợp, nhà quản lý phải dựa vào khả năng tự giác của nhân viên hơn là việc kiểm soát trực tiếp. Điều này đòi hỏi sự tin tưởng lẫn nhau giữa các lãnh đạo và nhân viên của mình, cùng với việc thiết lập các hệ thống theo dõi và báo cáo hiệu suất trong môi trường làm việc kết hợp.
Khó khăn xây dựng văn hóa tổ chức
Trong văn phòng kết hợp, khi nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng, việc duy trì một văn hóa tổ chức thống nhất trở nên phức tạp cho nhà quản lý. Sự giao tiếp và tương tác hàng ngày sẽ thiếu tự nhiên, dẫn đến sự phân cách giữa các nhóm làm việc và khó khăn trong việc tạo ra một tinh thần đồng đội mạnh mẽ.
Để giải quyết vấn đề, các doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn vào việc xây dựng một tinh thần văn hóa giữa các nhân viên. Để tạo một tình thần gắn kết, doanh nghiệp có thể thường xuyên tổ chức các hoạt động giao tiếp và tương tác đa dạng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thúc đẩy giá trị và mục tiêu chung, đồng thời đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thể tham gia vào quá trình này, bất kể họ đang làm việc tại đâu.
Bảo mật thông tin kém
Khi nhân viên làm việc từ xa, đặc biệt là khi truy cập vào các hệ thống công ty từ các thiết bị cá nhân, sẽ dễ xảy ra nguy cơ thông tin bảo mật bị đe dọa.
- Rủi ro mất dữ liệu: Việc truy cập dữ liệu và hệ thống công ty từ xa có thể là nguy cơ mất dữ liệu do các thiết bị không được bảo mật đầy đủ. Mất dữ liệu công ty không chỉ thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Tấn công mạng: Các hacker có thể tìm cách xâm nhập vào hệ thống doanh nghiệp thông qua các máy tính cá nhân của nhân viên. Điều này đặt ra thách thức trong việc đảm bảo tính an toàn của dữ liệu và thông tin quan trọng của công ty.
- Khả năng lộ thông tin: Trong môi trường làm việc kết hợp, có thể xảy ra việc lộ thông tin nhạy cảm qua các cuộc họp trực tuyến hoặc khi nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc.
Để giảm thiểu nhược điểm này, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh mẽ vào giải pháp bảo mật thông tin. Điều này bao gồm việc: sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến, đào tạo nhân viên về vấn đề bảo mật và thiết lập các quy định rõ ràng về việc quản lý truy cập dữ liệu.
Đoạn kết:
Văn phòng kết hợp hiện đang là xu hướng của thời đại mang lại nhiều ưu điểm quan trọng: Tối ưu hóa năng suất, giảm chi phí vận hành, tăng tính cộng tác và đề cao nhân viên. Sự linh hoạt cho phép nhân viên tự quản lý thời gian và không gian làm việc, cùng với việc tạo môi trường thoải mái đề cao hiệu suất sẽ là “đòn bẩy” tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của tổ chức.
Tuy nhiên, văn phòng kết hợp vẫn cần có các biện pháp giải quyết cách quản lý và duy trì tổ chức đồng nhất, cùng với việc đảm bảo an ninh thông tin bảo mật. Nếu được triển khai đúng cách, mô hình văn phòng kết hợp sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp và nhân viên. Đây sẽ là bước tiến quan trọng trong việc thích nghi và phát triển linh hoạt theo thời đại số hóa.
XEM THÊM:
