Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, cùng với sự thay đổi trong cách làm việc và quản lý nhân sự, văn phòng kết hợp đã nổi lên như một mô hình làm việc đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp và nhân viên. Sự xuất hiện của văn phòng kết hợp thể hiện sự linh hoạt và sáng tạo trong cách tổ chức không gian làm việc, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, việc hiểu rõ và tận dụng mọi lợi ích của văn phòng kết hợp mang lại là không thể thiếu. Hãy cùng ICADVietnam tìm hiểu một văn phòng kết hợp sẽ mang lại những lợi ích gì nhé!
Tóm tắt bài viết
1. Lợi ích của văn phòng kết hợp: Tối ưu hóa không gian sử dụng
Tận dụng tối đa không gian văn phòng có sẵn
Khi áp dụng mô hình văn phòng kết hợp, một trong những lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp có thể trải nghiệm là khả năng tận dụng tối đa không gian văn phòng hiện có. Thay vì chỉ đơn giản làm việc tại văn phòng theo kiểu truyền thống, với mô hình kết hợp, mọi không gian có thể được tận dụng một cách hiệu quả.
- Tận dụng không gian chung: Văn phòng kết hợp khuyến khích việc sử dụng không gian chung cho các hoạt động nhóm, họp, hoặc thậm chí là để làm việc cá nhân khi cần. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng các khu vực chung, giảm bớt lãng phí không gian mà trước đây có thể đã ít được dùng đến.
- Thiết kế linh hoạt: Các văn phòng kết hợp thường được thiết kế với nguyên tắc linh hoạt. Điều này có nghĩa là không gian văn phòng có thể điều chỉnh dễ dàng để phù hợp với nhu cầu làm việc cụ thể. Chẳng hạn, nếu một dự án cần sự kết nối của nhóm, không gian có thể được thiết lập với bàn làm việc chung và rộng lớn. Ngược lại, khi cần tập trung vào công việc cá nhân, không gian riêng tư hoặc khu vực tĩnh lặng có thể được sử dụng.
Giảm lãng phí không gian và tài nguyên
Với văn phòng kết hợp, sự tối ưu hóa không chỉ dừng lại ở việc tận dụng không gian một cách hiệu quả mà còn giảm lãng phí không gian và tài nguyên. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý nguồn lực và ngân sách của doanh nghiệp.
- Giảm diện tích cần thuê: Mô hình kết hợp cho phép doanh nghiệp giảm bớt diện tích văn phòng cần thiết. Vì không phải tất cả nhân viên đều cần làm việc tại văn phòng mọi lúc, nên doanh nghiệp có thể thuê một diện tích văn phòng nhỏ hơn, tiết kiệm được tiền thuê mặt bằng đáng kể.
- Giảm lãng phí về tài nguyên: Khi không có nhiều nhân viên làm việc tại văn phòng mọi lúc, các tài nguyên như điện, nước, và vật tư tiêu hao cũng được tiết kiệm. Các hệ thống làm mát, chiếu sáng và máy móc hoạt động ít hơn, dẫn đến sự giảm bớt trong các khoản chi phí liên quan đến vận hành văn phòng.
Linh hoạt hóa việc sắp xếp chỗ ngồi và sử dụng các khu vực trong văn phòng
Trong mô hình văn phòng kết hợp, việc sắp xếp chỗ ngồi và sử dụng các khu vực trong văn phòng được thực hiện một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhân viên và dự án.
- Sắp xếp chỗ ngồi linh hoạt: Không có nhiều nhân viên có mặt tại văn phòng mọi lúc, do đó, việc sắp xếp chỗ ngồi trở nên linh hoạt hơn. Các hệ thống đặt chỗ thông qua ứng dụng hoặc phần mềm giúp nhân viên chọn vị trí làm việc dựa trên nhu cầu hàng ngày. Điều này không chỉ tạo sự thoải mái cho nhân viên mà còn giúp tối ưu hóa sự sử dụng của không gian văn phòng.
- Sử dụng đa nhiệm: Các khu vực trong văn phòng có thể được thiết kế để phục vụ nhiều mục đích. Chẳng hạn, một khu vực có thể được sử dụng cho cuộc họp vào buổi sáng và sau đó chuyển thành không gian làm việc cá nhân vào buổi chiều. Điều này tận dụng tối đa các phần của văn phòng và giúp giảm lãng phí không gian.
Đọc thêm: Ưu nhược điểm văn phòng kết hợp
2. Thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất
Tạo môi trường làm việc đa dạng và thú vị
Môi trường làm việc đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất của nhân viên. Với văn phòng kết hợp, các doanh nghiệp có cơ hội tạo ra môi trường làm việc đa dạng và thú vị, ảnh hưởng tích cực đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Không gian làm việc sáng tạo: Thiết kế văn phòng có thể tích hợp các yếu tố sáng tạo như không gian mở, phòng họp sáng tạo, và khu vực ngoài trời. Theo một nghiên cứu của HOK, một công ty chuyên về kiến trúc và thiết kế, việc cung cấp không gian làm việc sáng tạo có thể tăng cường sự sáng tạo của nhân viên lên đến 60%.
Tính linh hoạt trong việc lựa chọn làm việc từ xa hay tại văn phòng
Linh hoạt trong việc lựa chọn làm việc từ xa hoặc tại văn phòng là một yếu tố quan trọng giúp thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu suất.
- Lựa chọn nơi làm việc: Theo một khảo sát của Owl Labs, 80% nhân viên muốn có lựa chọn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian. Cung cấp cho nhân viên khả năng lựa chọn nơi làm việc giúp họ tận dụng tối ưu thời gian và không gian làm việc, từ đó gia tăng hiệu suất.
- Tương tác linh hoạt: Mô hình văn phòng kết hợp cũng khuyến khích tương tác linh hoạt giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng. Sử dụng công nghệ họp trực tuyến và các ứng dụng cộng tác, các nhóm làm việc có thể dễ dàng kết nối và tương tác mà không bị rào cản về địa lý.
3. Tiết kiệm chi phí
Giảm chi phí thuê không gian văn phòng
Trong mô hình văn phòng kết hợp, việc giảm chi phí thuê không gian văn phòng là một trong những lợi ích chính mà các doanh nghiệp có thể tận dụng.
- Lợi ích từ sự linh hoạt: Theo một nghiên cứu từ JLL, một công ty quản lý tài sản, mô hình văn phòng kết hợp cho phép doanh nghiệp thuê mặt bằng văn phòng theo nhu cầu. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chỉ trả tiền cho không gian mà họ thực sự sử dụng. Điều này giúp giảm bớt áp lực tài chính và tối ưu hóa nguồn lực.
- Chia sẻ không gian làm việc: Mô hình văn phòng kết hợp cũng thúc đẩy việc chia sẻ không gian làm việc. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng không gian làm việc chung, phòng họp, hoặc các khu vực làm việc tạm thời cho nhân viên làm việc từ xa.
Tiết kiệm các chi phí phát sinh khác như điện, nước, vật tư
- Điện và nước: Khi một số lượng nhân viên làm việc từ xa, lượng người sử dụng các tiện ích như đèn, điều hòa không khí và nước giảm đi. Điều này dẫn đến tiết kiệm đáng kể trong hóa đơn điện và nước của doanh nghiệp.
- Vật tư và dịch vụ hàng ngày: Mô hình văn phòng kết hợp cũng giúp tiết kiệm các chi phí liên quan đến vật tư và dịch vụ hàng ngày. Ví dụ, khi có ít nhân viên tại văn phòng, cần ít vật tư văn phòng và giảm các dịch vụ như dọn dẹp và bảo trì.
- Phòng họp ít sử dụng: Một vấn đề thường gặp trong văn phòng truyền thống là phòng họp thường xuyên không được sử dụng đúng mục đích hoặc không hiệu quả. Trong mô hình văn phòng kết hợp, các phòng họp ít sử dụng có thể được sắp xếp giữa các nhóm làm việc, giảm lãng phí không gian và tài nguyên.
Theo một nghiên cứu từ Global Workplace Analytics, doanh nghiệp có thể tiết kiệm trung bình 10.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên làm việc từ xa. Các chi phí này bao gồm tiền thuê không gian văn phòng, điện, nước, và các chi phí hạng mục khác.
Đọc thêm: Chi phí thiết kế văn phòng kết hợp cho doanh nghiệp
4. Gia tăng sự hài lòng của nhân viên
Đảm bảo nhân viên có lựa chọn và sự linh hoạt trong làm việc
Mô hình văn phòng kết hợp mang lại một loạt lựa chọn và sự linh hoạt cho nhân viên, điều này đóng góp mạnh mẽ vào sự hài lòng của họ.
- Tự quản lý thời gian và không gian: Nhân viên có khả năng lựa chọn nơi và thời gian làm việc phù hợp với cuộc sống cá nhân. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giúp nâng cao chất lượng cuộc sống và cảm giác hài lòng trong công việc của họ.
- Sự linh hoạt trong lịch làm việc: Không còn áp lực phải đến văn phòng hàng ngày, nhân viên có thể tự do sắp xếp thời gian làm việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Theo một khảo sát từ Buffer, 32% nhân viên cho biết họ yêu thích việc làm việc từ xa vì sự linh hoạt về thời gian.
Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và thành công của doanh nghiệp
Mô hình văn phòng kết hợp không chỉ mang lại sự linh hoạt cho nhân viên mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và tăng hiệu suất làm việc.
- Sự phát triển cá nhân: Nhân viên có thời gian và không gian để theo đuổi việc học tập và phát triển kỹ năng cá nhân. Điều này có thể thúc đẩy sự nghiệp của họ và đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.
- Hiệu suất làm việc: Khả năng tự quản lý thời gian và không gian, cùng với môi trường làm việc đa dạng và tương tác, đóng góp tích cực đến hiệu suất làm việc. Theo Stanford News, nhân viên làm việc từ xa có thể tăng hiệu suất làm việc đến 13%.
Tận dụng không gian hiệu quả, thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất, tiết kiệm chi phí, và gia tăng sự hài lòng của nhân viên là những điểm mạnh của văn phòng kết hợp. Để triển khai văn phòng thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách lựa chọn các công ty thiết kế văn phòng: xác định rõ mục tiêu, lập kế hoạch chi phí, tập trung vào cải thiện quy trình làm việc, và thúc đẩy sự tham gia và tương tác giữa nhân viên. Với sự linh hoạt và sự hiện đại của văn phòng kết hợp, chúng ta có thể kỳ vọng kiểu văn phòng này sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai, mang lại nhiều cơ hội và lợi ích cho doanh nghiệp.
XEM THÊM:
